Geschäftskonto-Pflicht: Wer ist verpflichtet ein Business-Konto zu führen?

Geschäftskonto-Pflicht – verlangt so etwas der Gesetzgeber? Kann mich das Finanzamt auffordern, ein Geschäftskonto zu eröffnen? Fragen wie diese werden häufig von Selbstständigen gestellt. Angesichts von Kontoführungsgebühren und dem Aufwand einer weiteren Eröffnung eines Geschäftskontos scheint es verlockend, das Business über das private Girokonto laufen zu lassen.

In diesem Beitrag erklären wir nicht nur, wer die Verpflichtung hat, ein Geschäftskonto zu führen und was dabei zu beachten ist, sondern wir geben auch viele Tipps für entspanntes Business-Banking.

So viel vorab, das Finanzamt schreibt Selbstständigen kein Geschäftskonto vor. Auch der Gesetzgeber hat keine spezielle Anordnung erlassen, aus der sich eine Pflicht zum Geschäftskonto ergibt. Weder aus der Abgabenordnung noch aus dem Einkommenssteuergesetz gehen derartige Bestimmungen hervor.

Gibt es geschäftliche Buchungen auf einem Privatkonto, beanstandet das der Fiskus nicht. Lediglich die Unterlagen müssen stimmen und sämtliche Transaktionen nachvollziehbar sein.

Wir haben uns einmal genauer die gesetzlichen Rahmenbedingungen angeschaut. Im § 141 der Abgabenordnung und im § 238 des Handelsgesetzbuches ist die Buchführungspflicht festgelegt.

Mit Buchführung ist gemeint, dass alle Vorgänge und Finanztransaktionen aufgezeichnet werden. Dafür sind Nachweise, das heißt prüfbare Belege, erforderlich. Dafür würden sich Quittungen oder Rechnungen eignen. Ein Betrieb könnte beispielsweise den Buchhalter beauftragen, ein Kassenbuch und eine Handkasse zu führen. Eine Verpflichtung zu einem Geschäftskonto kann nicht abgeleitet werden.

Freiberufler und Selbstständige ohne Eintrag im Handelsregister haben rein gesetzlich betrachtet die Wahl, ob sie ein Geschäftskonto führen oder nicht. Die Kontoführung ist unabhängig davon, ob ein Selbständiger Umsatzsteuer entrichten muss oder nicht.

Eine Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt besteht nur in der Form von Belegen über die Einnahmen und Ausgaben. Keine Behörde wird es daher monieren, wenn der betriebliche Zahlungsverkehr über ein privates Girokonto läuft.

Die nicht umsatzsteuerpflichtigen Einzelunternehmer mit Kleingewerbe genießen den gleichen rechtlichen Status wie Freelancer und Selbstständige. Damit besteht für Kleingewerbe ebenfalls keine gesetzliche Pflicht zum Geschäftskonto.

Wer z. B. als Kleinunternehmer einen Online-Shop betreibt, darf von Vater Staat aus theoretisch die Einnahmen und Ausgaben über ein Privatkonto laufen lassen.

Kurz gesagt, Freiberufler, Solo-Selbstständige ohne Eintrag im Handelsregister und Kleinunternehmer sowie die GbR müssen kein Geschäftskonto führen. Anders sieht das bei den Kapitalgesellschaften aus. Das sind:

Diese Unternehmen müssen aus Sachgründen verpflichtend ein Geschäftskonto führen (§ 7 Abs. 2 S. 2 GmbHG). Als juristische Personen erlangen diese erst dann die Geschäftsfähigkeit, wenn ein Firmenkonto vorhanden ist. Die Einzelheiten dazu sind geregelt im Aktiengesetz, im GmbH-Gesetz, im Genossenschaftsgesetz und im BGB.

Hintergrund dabei ist, dass bei einer juristischen Person in Abhängigkeit von der Satzung das Vermögen einem größeren Personenkreis gehört. Daher kann der Geschäftsführer Betriebseinnahmen nicht einfach auf seinem Privatkonto verwalten, da eine saubere Trennung der Finanzen auf diese Weise nicht mehr möglich wäre.

Als Konsequenz daraus wäre das sogenannte Trennungsprinzip bei Kapitalgesellschaften im Falle einer Haftung nicht mehr anwendbar.

Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer müssen kein Business Konto führen, einige entscheiden sich in der Praxis jedoch meist dafür.

Der Aufwand für die Führung eines Geschäftskontos ist dank moderner Technologien wie dem Online-Banking, Extra-Zugängen für den Steuerberater, ins Konto integrierte Software für die Buchhaltung und automatische Rechnungserstellung äußerst gering.

Neben der Erleichterung bei der Buchführung punktet das Geschäftskonto mit weiteren Vorteilen:

Dein Auftragsvolumen ist gering, die Transaktionen auf dem Konto überschaubar und deine Tätigkeitsform verpflichtet dich nicht zu einem Geschäftskonto?

Dann bist du möglicherweise versucht, dir die Grundgebühren zu sparen. Denn das schaffst du alles auch locker mit deinem Privatkonto. Grundsätzlich ja. Aber du musst den Faktor Bank einkalkulieren. Denn deren AGB entscheiden darüber, ob du das private Girokonto auch geschäftlich nutzen darfst.

Möglicherweise wird bei einem Selbstständigen am Anfang ein Auge zugedrückt. Darauf sollte sich allerdings nicht verlassen werden. Hat die Bank einen kritischen Blick auf das Girokonto geworfen, fordert sie den Inhaber auf, ein Geschäftskonto zu eröffnen.

Es sind uns auch Fälle bekannt, in denen rückwirkend eine Umstellung von Privat- auf Geschäftskonto erfolgte und Gebühren nachgefordert wurden. Hintergrund: Geschäftliche Buchungen erfordern mehr Aufwand für die Banken und die möchten sich diese Mehrarbeit bezahlen lassen.

Online-Banking, Girokarte, Kreditkarte, Banking App – auf den ersten Blick unterscheidet sich das Geschäftskonto nicht vom Privatgiro. Der Unterschied liegt in den Details.

Während Privatkunden hauptsächlich bei Direktbanken ein kostenloses Girokonto erhalten, fallen bei den Geschäftskonten häufig die Kontoführungsgebühren an. Sogar einzelne Überweisungen können gebührenpflichtig sein. Hintergrund ist der zusätzliche Aufwand für die Kontoführung.

Daneben kann bei einem Privatkonto bei entsprechender Bonität unkompliziert ein Dispokredit eingerichtet werden. Benötigst du als Selbstständiger einen Überziehungsrahmen, wird das als Kontokorrentkredit bezeichnet.

Um den Kontokorrentkredit zu bewilligen, will die Bank Unternehmensbilanzen sehen. Auch betriebswirtschaftliche Auswertungen, Steuerunterlagen und die Jahresabschlüsse der letzten Jahre müssen vorgelegt werden. Damit ist ebenfalls ein erheblicher Aufwand verbunden.

Am Geschäftskonto wird eines Tages bei jeder Art von Selbstständigkeit kein Weg vorbeiführen. Zeit, dieses Multitalent besser kennenzulernen. Als Faustregel gilt: Sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die das Unternehmen betreffen, laufen über das Geschäftsgirokonto.

Je nach Betriebsart und Größe können diese Posten sehr unterschiedlich ausfallen. Damit die Kontoführung gelingt, dürfen Selbstständige auf keinen Fall Unternehmensgelder für private Zwecke entnehmen oder schnell einmal den Urlaub mit der Kreditkarte des Firmenkontos bezahlen.

Je nach Unternehmensform haben mehrere Personen Zugriff auf das Businesskonto. Alle Beteiligten haben in der Regel eigene Karten und einen Login ins Online-Banking.

In anderen Firmen haben nur der Geschäftsführer und der Buchhalter das Konto im Blick. Doch dieses Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, private Einnahmen und Ausgaben von geschäftlichen Transaktionen konsequent zu trennen.

Üblicherweise finden folgende Buchungen auf dem Business-Girokonto statt:

Alle Jahre wieder kommt die Steuererklärung. Je nach Rechtsform ist jedes Unternehmen verpflichtet, einen Jahresabschluss beim Finanzamt vorzulegen oder die Steuererklärung einzureichen. Der Fiskus fordert, alle Einnahmen und Ausgaben in chronologischer Reihenfolge zu listen – zuzüglich Umsatzsteuer.

Du machst dir das Leben deutlich leichter, wenn du alle Zahlungsflüsse direkt im Konto gelistet siehst und nicht erst die Dose Katzenfutter oder das Essen in der Pizzeria an der Ecke herausklauben musst.

Vor allem Existenzgründer unterschätzen die Buchführung am Beginn ihrer Selbständigkeit. Fehler, die sich einschleichen, können später teuer werden. Daher von Anfang an auf eine saubere Trennung achten!

Daneben musst du als Selbstständiger der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht relevanter Unterlagen nachkommen. Deine Kontoauszüge musst du zehn Jahre aufbewahren. Die Zeitspanne ist bei einem Privat-Girokonto deutlich kürzer.

Eine Aufgabe eines Geschäftskontos besteht darin, dass alle geleisteten und empfangenen Zahlen dokumentiert werden. So will es Artikel 248 des Einführungsgesetzes, das sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) findet.

Der Bank fällt die Rolle eines Dienstleisters zu, der das Kontoguthaben zu jedem Zeitpunkt verfügbar halten muss. Das bedeutet die folgenden Leistungen:

Die Bank muss zu einem Geschäftskonto Kontoauszüge bereitstellen. Den Kontoauszügen sind steuerlich anerkennungsfähig und bei Gericht verwendbar. Viele Jahre waren die Auszüge nur in Papierform verfügbar. Mittlerweile erkennen Finanzamt und Justiz auch digitale Belege an.

Wer die Entscheidung für Online-Banking trifft, kann beim Geschäftskonto sparen. Es ist darauf zu achten, dass diese Funktion bei einer Filialbank zur Verfügung steht, damit nicht jedes Mal der Kontoauszugsdrucker besucht werden muss.

Um die Liquidität zu sichern, gibt es bei vielen Banken die Möglichkeit, Selbständigen und Kleinunternehmern einen Kontokorrentkredit zu gewähren. Dieser Kreditrahmen kann bis zum Limit der Kreditlinie nach Belieben ausgeschöpft werden. Erneute Rücksprachen mit der Bank sind nicht erforderlich.

Der Kontokorrentkredit kann hohe Kosten für Zinsen verursachen, ist jedoch in vielen Branchen unabdingbar, wenn beispielsweise aufgrund saisonaler Schwankungen finanzielle Engpässe überbrückt werden müssen.

Standardmäßig gehören SEPA-Überweisungen zum Geschäftskonto. Je nach Bank werden dafür zwischen 0,05 und 0,50 € pro Vorgang berechnet. Es kann sich lohnen, nach einem Konto mit kostenlosen Überweisungen oder einer gewissen Anzahl an Freiüberweisungen pro Monat Ausschau zu halten.

Die Bedeutung von Bargeld in der Gesellschaft nimmt ab. Trotzdem geht es in vielen Branchen nicht ohne. Das Geschäftskonto muss es daher ermöglichen, kostenlos oder zu geringen Kosten Bargeld abzuheben am Automaten und Bargeld einzuzahlen.

Eine weitere Rolle bei international tätigen Unternehmen spielt der Bargeldbezug im Ausland. Hier sind auf Kosten bei Abhebungen und für Fremdwährungsgebühren zu achten.

Guter Kundenservice beginnt mit verschiedenen Optionen beim Zahlungsverkehr. Viele Kunden schätzen es, wenn der Rechnungsbetrag per Lastschrift abgebucht wird. Die Lastschrift gibt Kunden zusätzliche Sicherheit. Denn die kann bei Fehlern innerhalb einer gewissen Frist widerrufen werden.

Online-Händler müssen zudem weitere Zahlungsoptionen anbieten – es eignen sich Sofortüberweisung oder Giropay. Das Business Konto sollte daher mit Zahlungsdienstleistern kooperieren.

Den eigenen Verpflichtungen kommt ein Unternehmer am besten mit Daueraufträgen nach. Diese konstant wiederkehrenden Zahlungstermine sorgen dafür, dass kein Fälligkeitsdatum übersehen wird. Gleichzeitig wird die Buchhaltung entlastet.

Selbst Kleinunternehmer profitieren von einem Geschäftskonto mit Unterkonto. Auf dem lassen sich Beträge für Investitionen ansparen.

Einzelunternehmer legen gerne ihre Steuern auf einem Unterkonto zurück. Firmen nutzen die Möglichkeit, die Gelder von verschiedenen Geschäftsbereichen klar voneinander zu trennen.

Händler, Dienstleister und Gastronomen müssen Bareinnahmen häufig außerhalb der regulären Öffnungszeiten zur Bank bringen. Dieser Service wird für Geschäftskunden nur von Filialbanken angeboten.

Zwar können für die Nutzung von Nachttresor, Geldkassette und Buchungen der Einzahlungen Gebühren anfallen, doch ist das in der Regel günstiger als die Anschaffung eines eigenen Sicherheitssystems oder eines Tresors.

Die tatsächlichen Kosten und Gebühren für ein Geschäftsgirokonto lassen sich am besten am Ende des Geschäftsjahres ermitteln, indem alle Posten addiert werden. Diese Kosten spielen eine Rolle:

Bevor du die Eröffnung eines Geschäftskontos durchführst, solltest du dir folgenden Fragen beantworten, um die richtige Auswahl zu treffen:

Genereller Überblick, vereinfachte Buchführung, Zahlungen der Kunden per Lastschrift, Kontokorrentkredit für die kontinuierliche Liquidität und vor allem die vereinfachte, jederzeit rechtssichere Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt – das sind alles starke Argumente für ein Geschäftskonto. Kapitalgesellschaften sind ohnehin gesetzlich dazu verpflichtet.

Freiberufler, Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer sind von der Pflicht ausgenommen, doch besteht kein Grund, der gegen ein Business Konto sprechen würde.

Die Kosten sind heute kein Problem mehr. Die Führung eines Geschäftskontos muss keine Unsummen verschlingen. Gerade Direktbanken und Fintechs bieten heute ein Business Konto ohne Kontoführungsgebühren an.